Politique de confidentialité

Article 1

Responsable du traitement

Contact données personnelles

contact@routelium.com

Dans les présentes, Routelium ou le service désignent le service proposé pendant la phase bêta.

Si Routelium venait à être exploité par une structure juridique ou à devenir payant, la présente politique serait mise à jour pour identifier clairement le nouveau responsable de traitement et les conditions applicables.

Article 2

Données collectées

Routelium traite les données nécessaires à la création des comptes, à l'utilisation du service, à la planification des interventions, à l'optimisation des tournées, à la sécurité, à la maintenance et au support.

• données de compte : adresse email, mot de passe sous forme protégée, prénom, nom lorsque ces champs sont renseignés, structure ou organisation, téléphone ;
• données professionnelles : nom de l'entreprise ou de l'organisation utilisatrice, informations de profil, paramètres de compte ;
• données clients saisies dans le service : noms, coordonnées, adresses, informations utiles aux interventions ;
• données d'interventions : objet, adresse, durée prévue, date, horaires, contraintes, statut, commentaires professionnels ;
• données de véhicules : nom, point de départ, caractéristiques opérationnelles, disponibilité ou informations utiles à la tournée ;
• données de tournées : ordre de passage, distances estimées, temps de trajet estimés, feuilles de route, historique des tournées ;
• données de géolocalisation ou d'adresse : adresses saisies, coordonnées associées, points de départ, points d'arrivée et informations nécessaires au calcul d'itinéraire ;
• données techniques : adresse IP, identifiants de session, journaux d'événements, traces d'authentification, informations de navigateur et d'erreurs techniques ;
• données de contact : contenu des messages envoyés via le formulaire ou par email.
• données de prospection professionnelle : adresse email professionnelle, source publique de l'adresse, date et résultat de l'envoi, ainsi qu'une éventuelle opposition à tout nouveau contact.

Article 3

Finalités des traitements

• création, gestion et sécurisation des comptes utilisateurs ;
• fourniture des fonctionnalités de gestion de clients, véhicules, interventions, tournées et feuilles de route ;
• calcul de propositions d'optimisation et d'itinéraires ;
• affichage cartographique et géocodage des adresses ;
• traitement des adresses et coordonnées utiles au calcul d'itinéraire ;
• génération ou préparation de documents de tournée ;
• export ou restitution des données saisies par l'utilisateur, notamment sous forme de fichiers CSV lorsque cela est techniquement disponible ;
• maintenance, correction, amélioration et suivi technique du service ;
• prévention des abus, sécurité des accès et gestion des incidents ;
• réponse aux demandes de contact, support ou information ;
• présentation ponctuelle de Routelium à des professionnels dont l'activité semble en lien avec le service, sans relance automatique ;
• conservation de la preuve d'un envoi ou d'une opposition afin d'éviter qu'une adresse soit contactée une nouvelle fois ;
• respect des obligations légales applicables.

Article 4

Bases légales

Les traitements sont fondés, selon les cas, sur l'exécution des CGU ou de mesures précontractuelles, l'intérêt légitime à fournir, sécuriser et améliorer un service expérimental, le consentement lorsque celui-ci est requis, ou le respect d'obligations légales.

La présentation ponctuelle de Routelium par email à des professionnels repose sur l'intérêt légitime, lorsque le message est en rapport avec leur activité. Chaque message indique sa provenance, la source de l'adresse et un moyen simple et gratuit de s'opposer à tout nouveau contact.

Lorsque l'entreprise utilisatrice saisit des données relatives à ses propres clients, salariés, chauffeurs, techniciens ou intervenants, elle demeure responsable de s'assurer qu'elle dispose d'une base légale appropriée pour cette saisie et cette utilisation.

Article 5

Responsabilité des données saisies

Les données de planning, tournées, clients, adresses, véhicules et utilisateurs restent sous la responsabilité de l'utilisateur ou de l'entreprise qui les saisit dans Routelium.

Routelium peut contenir des données relatives aux clients, adresses d'intervention, salariés, chauffeurs, techniciens, prestataires ou intervenants de l'entreprise utilisatrice.

L'entreprise utilisatrice doit informer les personnes concernées lorsque la réglementation l'exige et veiller à ne saisir que les données nécessaires à l'organisation des interventions et tournées.

L'entreprise utilisatrice reste seule responsable des tournées qu'elle crée, des horaires transmis à ses salariés ou intervenants, du respect du droit du travail, des temps de pause, des amplitudes horaires, des temps de conduite et des obligations propres à son activité.

Routelium est une aide à la décision et ne constitue pas un outil de conformité juridique. Les plannings doivent être vérifiés humainement avant toute utilisation ou transmission.

Article 6

Durées de conservation

• données de compte : pendant la durée d'utilisation du compte, puis suppression ou archivage pendant une durée raisonnable nécessaire à la gestion des litiges, de la sécurité ou des obligations légales ;
• données clients, véhicules, interventions et tournées : pendant la durée d'utilisation du service par l'entreprise utilisatrice, puis suppression ou anonymisation à la clôture du compte selon les contraintes techniques et légales applicables ;
• messages de contact : le temps nécessaire au traitement de la demande, puis archivage limité si nécessaire au suivi de la relation ;
• données de prospection professionnelle : au maximum trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact ; les informations strictement nécessaires au respect d'une opposition peuvent être conservées pendant une durée limitée afin d'éviter tout nouvel envoi ;
• journaux techniques et de sécurité : pendant une durée limitée strictement nécessaire à la sécurité, au diagnostic, à la preuve des opérations et à la prévention des abus ;
• sauvegardes : pendant la durée technique nécessaire à la restauration du service et à la continuité de l'exploitation, avant écrasement ou suppression selon le cycle de sauvegarde applicable.

Article 7

Accès aux données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes strictement habilitées à fournir, maintenir, sécuriser, corriger ou améliorer Routelium pendant la phase bêta.

Aucune donnée saisie dans l'application, aucun cookie et aucune donnée technique exploitable par Routelium ne sont vendus ou partagés avec une autre entreprise.

Les accès techniques sont limités aux besoins d'exploitation, de sécurité, de diagnostic, de sauvegarde ou de support.

Pour l'envoi d'un email, l'adresse du destinataire est transmise au prestataire de messagerie configuré pour Routelium, uniquement afin d'acheminer le message.

Les données peuvent être communiquées à une autorité administrative ou judiciaire lorsque la loi l'exige.

Article 8

Sécurité

Des mesures techniques et organisationnelles raisonnables sont mises en œuvre afin de protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération, la divulgation ou la destruction.

Ces mesures sont adaptées au caractère bêta du service et peuvent évoluer avec le développement de Routelium.

• authentification des utilisateurs ;
• protection des mots de passe ;
• restriction des accès aux données selon les besoins ;
• utilisation de communications sécurisées lorsque disponible ;
• journalisation technique des événements utiles à la sécurité ;
• sauvegardes et mesures de restauration ;
• corrections et maintenance du service.

Article 9

Droits RGPD et export des données

Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées peuvent demander l'accès à leurs données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, leur portabilité lorsque ce droit est applicable, ou s'opposer à certains traitements.

Lorsqu'un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment pour l'avenir.

L'utilisateur du service peut contacter Routelium à tout moment afin de récupérer l'ensemble des données qu'il a saisies dans l'application, dans la mesure techniquement disponible, sous forme de fichiers CSV.

Une vérification d'identité ou de qualité peut être demandée avant toute communication, suppression ou export de données.

Article 10

Contact

Toute demande relative aux données personnelles, aux droits RGPD, à la récupération des données saisies ou au fonctionnement de Routelium peut être adressée à contact@routelium.com.

Si une personne concernée estime, après avoir contacté Routelium, que ses droits ne sont pas respectés, elle peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés, la CNIL.

Article 11

Cookies éventuels

Le site et le service peuvent utiliser des cookies ou stockages locaux strictement nécessaires au fonctionnement de Routelium, notamment pour l'authentification, la sécurité, la session utilisateur ou certaines préférences utiles.

Aucun cookie publicitaire, traceur commercial ou partage de cookies avec une autre entreprise n'est mis en place à ce jour.

Si des cookies ou traceurs non strictement nécessaires étaient ajoutés ultérieurement, une information spécifique serait fournie et le consentement serait recueilli lorsque la réglementation l'exige.

Article 12

Évolution de la politique de confidentialité

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte de l'évolution du service, de ses traitements, de son statut juridique, de ses prestataires ou de la réglementation applicable.

Pendant la phase bêta, le service peut être modifié, suspendu ou arrêté à tout moment. Une telle évolution peut entraîner la mise à jour de la présente politique.

Si Routelium devient payant ou exploité par une structure juridique, les documents légaux seront mis à jour.

La version applicable est celle publiée sur le site au jour de la consultation.